TPS/TVQ : les erreurs fréquentes dans la préparation des déclarations des entreprises et des travailleurs autonomes

1. Les erreurs de comptabilisation et de conciliation des taxes

Une comptabilité bien tenue constitue la base d'une déclaration de TPS/TVQ fiable. Pourtant, certaines erreurs passent facilement inaperçues au fil des opérations courantes.

Une mauvaise comptabilisation des ventes et des dépenses

La première difficulté concerne souvent la distinction entre les montants taxables, détaxés et exonérés. Une entreprise peut, par exemple, appliquer incorrectement les taxes à une vente, omettre une transaction ou inscrire un montant comprenant déjà la TPS et la TVQ comme s'il s'agissait d'un revenu avant taxes.

Ces erreurs faussent le calcul des sommes à remettre. Les achats professionnels peuvent également être mal classés, notamment lorsque les dépenses personnelles et commerciales sont effectuées à partir du même compte bancaire ou de la même carte de crédit.

Pour limiter ces risques, vous devez notamment :

• Enregistrer chaque vente et chaque achat dans la bonne catégorie fiscale.
• Distinguer clairement les montants avant taxes et les montants taxes incluses.
• Vérifier les remboursements, les notes de crédit et les factures annulées.
• Séparer autant que possible les dépenses personnelles des opérations professionnelles.

Des conciliations incomplètes ou négligées

La conciliation consiste à comparer les données comptables avec les documents financiers et les transactions réellement effectuées. Elle permet notamment de repérer les écarts entre les ventes enregistrées, les paiements reçus, les factures émises et les taxes déclarées.

Par exemple, un paiement reçu à la fin d'une période peut être enregistré au mauvais moment, tandis qu'une facture fournisseur oubliée peut entraîner l'omission d'un montant de taxe récupérable. Les écarts entre les relevés bancaires, les comptes clients et les comptes fournisseurs compliquent alors la préparation du rapport.

Une conciliation régulière permet de détecter ces anomalies avant la transmission de la déclaration. Elle facilite également les vérifications et réduit les risques de corrections ultérieures.

2. Les erreurs liées aux CTI et aux RTI ainsi que leurs conséquences

Au-delà des taxes perçues, les entreprises et les travailleurs autonomes doivent porter une attention particulière aux taxes payées sur leurs acquisitions professionnelles. Une mauvaise interprétation des règles d'admissibilité peut entraîner des demandes injustifiées ou la perte de sommes récupérables.

Des crédits de taxe sur les intrants (CTI) mal calculés

Les CTI permettent généralement de récupérer la TPS payée ou payable sur certains biens et services acquis pour les activités commerciales. Cependant, toutes les dépenses ne donnent pas automatiquement droit à cette récupération.

Une erreur fréquente consiste à réclamer un crédit pour une dépense personnelle, une dépense liée à des fournitures exonérées ou un achat utilisé à la fois à des fins professionnelles et personnelles sans effectuer le calcul approprié. L'absence de facture suffisamment détaillée constitue également un problème.

Avant de demander un CTI, vérifiez donc que :

• L'achat est lié à vos activités commerciales admissibles.
• La TPS a effectivement été payée ou est devenue payable.
• Les conditions applicables à l’inscription et à la période de demande du crédit sont respectées.
• Les factures et autres pièces justificatives contiennent les renseignements requis.

Ces vérifications permettent de justifier les montants réclamés et de limiter les risques de refus lors d'un contrôle fiscal.

Des remboursements de taxe sur les intrants (RTI) oubliés ou incorrects

Les RTI correspondent à la récupération de la TVQ payée ou payable sur les dépenses admissibles d'une entreprise. Bien que leur fonctionnement soit comparable à celui des CTI, les règles québécoises doivent être examinées séparément.

Certaines entreprises oublient de réclamer des RTI sur des dépenses admissibles, notamment les honoraires professionnels, les équipements, les outils ou les frais liés à leurs activités. D'autres appliquent un pourcentage de récupération incorrect lorsque les biens ou les services sont utilisés à des fins commerciales et personnelles.

Il faut également éviter de réclamer deux fois une même dépense ou de confondre une taxe récupérable avec une dépense qui ne donne droit à aucun remboursement.

Une vérification détaillée des achats, de leur utilisation et des justificatifs permet de déterminer correctement les montants admissibles. Les CTI et les RTI peuvent généralement être réclamés dans les délais prévus par les autorités fiscales, sous réserve des conditions applicables.

Des déclarations inexactes et des corrections coûteuses

Les erreurs de comptabilisation, de conciliation ou de récupération des taxes peuvent avoir des conséquences sur la situation financière de votre entreprise. Une déclaration sous-évaluant les taxes à remettre peut entraîner des intérêts, des pénalités et des démarches de régularisation. À l'inverse, des crédits ou remboursements oubliés peuvent vous priver temporairement de liquidités auxquelles vous auriez droit.

Pour prévenir ces situations, il est recommandé de vérifier les montants avant chaque transmission, de conserver les documents justificatifs et de respecter les échéances de production.

La préparation des déclarations de TPS et de TVQ exige de la rigueur, une bonne connaissance des règles fiscales et une comptabilité régulièrement mise à jour. Pour sécuriser vos déclarations et bénéficier d'un accompagnement adapté à vos activités, faites appel à Olga Maria Ruiz, D. Fisc. Elle accompagne les PME et les travailleurs autonomes dans la gestion de leurs obligations comptables et fiscales.